Bạn rất dễ bị choáng ngợp với công việc như một nhân viên từ xa, đặc biệt là khi bạn không sử dụng các công cụ SaaS được tối ưu hóa để quản lý khối lượng công việc của mình. Những công cụ này làm tăng hiệu quả của bạn và có thể giảm bớt áp lực từ công việc.
Tin tốt là nhiều công cụ SaaS này được sử dụng miễn phí và mặc dù có các phiên bản trả phí cho một số nhưng chúng tương đối phải chăng. Với những công cụ này, bạn trở nên linh hoạt hơn với công việc, chi tiêu ít hơn và tối ưu hóa bảo mật cho dữ liệu của mình. Hãy vào đó.
SaaS là gì?
Phần mềm dưới dạng Dịch vụ, thường được gọi là SaaS, là một mô hình phân phối phần mềm dựa trên đám mây, theo đó các nhà cung cấp dịch vụ đám mây lưu trữ các ứng dụng được cung cấp cho người dùng qua internet trên cơ sở trả tiền khi sử dụng. SaaS là một trong ba loại chính của điện toán đám mây. Không giống như Cơ sở hạ tầng như một dịch vụ (IaaS) và Nền tảng như một dịch vụ (PaaS), hai danh mục còn lại, SaaS thường được sử dụng bởi người dùng CNTT, chủ doanh nghiệp và người dùng cá nhân.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn mười trong số các công cụ SaaS tốt nhất mà bạn sẽ thấy hữu ích khi làm việc từ xa. Sử dụng chúng sẽ dẫn đến hiệu quả, năng suất và hiệu quả.
Google Meet là một công cụ tuyệt vời kết nối bạn với các đồng nghiệp làm việc từ các vị trí và múi giờ khác nhau. Là một công cụ hội nghị truyền hình, đó là một cách tuyệt vời để cộng tác và duy trì các mối quan hệ trực tiếp. Sử dụng Google Meet thật dễ dàng; giao diện người dùng rất đơn giản. Bạn có thể chia sẻ màn hình của mình với những người tham gia khác trong cuộc họp, cho phép mọi người nhận báo cáo trực tiếp từ nhân viên hoặc đồng nghiệp.
Việc tổ chức các cuộc họp của bạn trên Google Meet làm cho cuộc họp trở nên chất lượng hơn. Hơn nữa, môi trường làm việc được tối ưu hóa giúp bạn dễ dàng tìm ra giải pháp cho các vấn đề và tắc nghẽn tiềm ẩn đe dọa tiến độ công việc của bạn và của người sử dụng lao động.
Là một người làm việc từ xa, giao tiếp là quan trọng. Mặc dù bạn có thể đã biết một số mẹo về quản lý nhóm từ xa, nhưng việc trao đổi các thay đổi, vấn đề và tiến độ là điều cần thiết cho sự thành công của nhóm.
Asana loại bỏ mọi phỏng đoán vì nó tích cực khuyến khích giao tiếp và cộng tác trong nhóm. Nếu bạn muốn cập nhật về các đóng góp, nhận được sự chấp thuận cần thiết của các bên liên quan, có trách nhiệm và hiệu quả trong việc hoàn thành thời hạn cũng như quản lý quá trình làm việc nhóm và tiến độ của mình, thì bạn nên khám phá Asana.
Bit.ai là một nền tảng cộng tác tài liệu cho các thành viên trong nhóm, bất kể họ làm ở đâu. Nó mang tính tích hợp, hợp tác và hiệu quả trong giao tiếp nội bộ và bên ngoài. Bạn có thể tạo tài liệu chứa văn bản, hình ảnh, video, tệp đám mây và tệp nhạc được nhúng trong đó bằng công cụ này.
Ngoài ra, Bit.ai có thể được tích hợp với các ứng dụng khác như Google Drive và Spotify, mang đến cho bạn nhiều cơ hội trò chuyện trực tiếp, cộng tác và thảo luận về các dự án. Những tính năng này là vô giá đối với những người làm việc từ xa và bạn có thể nên thêm công cụ này vào kho công việc của mình càng sớm càng tốt.
Proofhub là phần mềm quản lý dự án cho phép bạn truy cập các công cụ mà nhóm của bạn cần một cách dễ dàng. Nếu bạn là người làm việc từ xa, người làm việc theo nhóm thường xuyên hơn không, thì Proofhub là một trong những công cụ SaaS hoàn hảo cho quy trình làm việc của bạn.
Bạn có thể sử dụng ứng dụng phần mềm này để làm việc tập thể trong các dự án, cung cấp kết quả dự án đúng thời hạn và đảm bảo trách nhiệm giải trình của nhóm. Bạn có thể khám phá Proofhub theo cách cho phép bạn làm việc trên các dự án tập thể, từ đó thu được từ chuyên môn của các đồng nghiệp của bạn.
Bảng, danh sách và thẻ của Trello giúp các chuyên gia chuyển đổi ý tưởng sáng tạo thành hành động cụ thể. Tương tự như Proofhub, Trello đưa các dự án vào cuộc sống và giữ cho chúng tiếp tục.
Đó là một ứng dụng phần mềm giúp cải thiện mối liên kết của nhóm bằng cách khuyến khích các thành viên trong nhóm động não để lập kế hoạch dự án chung. Nếu bạn làm việc từ xa nhưng tận hưởng cảm giác của môi trường văn phòng / không gian làm việc trực tiếp, bạn nên dùng thử Trello.
Slack là một công cụ được xây dựng để quản lý áp lực của nhân viên từ xa kể từ khi chuyển đổi đột ngột sang làm việc từ xa cho nhiều tổ chức. Đó là một nền tảng nhắn tin dựa trên kênh tổ chức công việc của bạn theo các mẫu cụ thể, được xây dựng tùy chỉnh, cải thiện hiệu quả làm việc từ xa.
Bạn có thể sử dụng Slack để tạo các kênh cụ thể cho các chủ đề khác nhau và các kênh này có thể có quy ước đặt tên nhất quán, giúp dễ tìm và sử dụng. Ví dụ: bạn có thể tạo kênh “Trợ giúp”, kênh “Nhóm”, kênh “Dự án” và các kênh khác, tùy thuộc vào nhu cầu không gian làm việc ảo của bạn. Bạn cũng có thể tích hợp Slack với Gmail và Google Drive, tối ưu hóa hơn nữa quy trình xử lý công việc của mình.
Microsoft Teams cho phép nhân viên từ xa tích cực làm việc với các thành viên khác trong nhóm, các bên liên quan và khách hàng. Công cụ này là sự kết hợp tuyệt vời của các tính năng cho phép bạn sử dụng phòng trò chuyện, video và âm thanh để giao tiếp và cộng tác hiệu quả.
Công cụ này cho phép bạn tăng tốc độ đánh giá của mình thông qua các tính năng cộng tác dự án của nó. Ngoài ra, bạn có thể tạo và chia sẻ báo cáo liền mạch thông qua mẫu báo cáo của Microsoft, lên lịch họp trong Microsoft Teams và thêm ghi chú cá nhân trên ứng dụng.
Mockplus là một công cụ thiết kế cho phép các nhà thiết kế gặp gỡ và truyền tải ý tưởng của họ với nhau bằng đồ thị. Nếu bạn là một nhà thiết kế làm việc từ xa và thường xuyên cộng tác với các nhà thiết kế và thành viên nhóm khác, có lẽ bạn nên sử dụng Mockplus.
Nó không đủ để nói về thiết kế của bạn; bạn phải hiển thị chúng. Vì vậy, với Mockplus, bạn có thể thảo luận các ý tưởng với các thành viên trong nhóm của mình và trực quan hóa chúng. Bằng cách này, bạn có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết kịp thời và làm việc hiệu quả.
Zoom là công cụ hội nghị truyền hình lớn nhất mà hầu hết các tổ chức và doanh nghiệp sử dụng ngày nay, vì nó là một nền tảng lưu trữ tuyệt vời cho các cuộc họp quy mô và nhỏ. Tối ưu hóa ngày làm việc của bạn với một vài cuộc họp, trò chuyện với đồng nghiệp và đào tạo có thể mang lại hiệu quả như một nhân viên từ xa.
Trên Zoom, bạn có thể dễ dàng chia sẻ màn hình của mình trong các cuộc họp, chia thành các phòng nhỏ hơn và chứa nhiều thành viên trong nhóm nhất có thể. Mặc dù nó có rất nhiều tính năng hữu ích, nó cũng miễn phí và có thể đáp ứng hầu hết các nhu cầu của bạn.
Loom là một ứng dụng làm việc từ xa tuyệt vời mang lại không gian làm việc kỹ thuật số cho cuộc sống. Với nó, bạn có thể nhìn và nghe các thành viên trong nhóm thuyết trình.
Ngược lại, bạn có thể sử dụng Loom để đưa ra hoặc nhận phản hồi được tối ưu hóa. Ứng dụng phần mềm có thể nắm bắt tâm trạng, nét mặt và ngôn ngữ cơ thể của một cá nhân, những mẹo hữu ích có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng lời nói của mình.
Bạn phải làm quen với các công cụ để dễ dàng quy trình làm việc của mình với tư cách là một nhân viên từ xa. Các công cụ được thảo luận ở trên sẽ giúp bạn luôn có tổ chức, đạt được mục tiêu và luôn đi đúng hướng để đáp ứng thời hạn công việc.
Như vậy, năng suất và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của bạn sẽ được cải thiện. Tất cả những gì bạn phải làm là hoàn thiện theo cách của bạn với các công cụ SaaS này và xem bạn sẽ đạt được bao nhiêu tiến bộ trong một thời gian ngắn.
