Thật khó để đánh bại các ứng dụng danh sách việc cần làm tốt nhất như Any.do hoặc Todoist, nhưng đó không phải là điều mà các công cụ trong bài viết này muốn làm. Công việc của họ là đơn giản hóa việc quản lý công việc mà không cần thay thế các ứng dụng mạnh mẽ. Hãy coi đây là những ứng dụng bổ sung cho trình quản lý tác vụ yêu thích của bạn để có một cách sáng tạo vượt qua danh sách việc cần làm của bạn.
1. Tôi sẽ nhớ (Android, iOS): Danh sách trực quan để ghi nhớ những điều bằng cách chụp ảnh
Mỗi người trong chúng ta đã làm điều này trước đây. Vì điện thoại di động luôn mang theo bên mình nên bạn đã chụp một bức ảnh nào đó mà bạn cần ghi nhớ sau này. Tôi sẽ nhớ hệ thống hóa điều đó thành một ứng dụng nhắc nhở công việc và danh sách việc cần làm dễ dàng, vui vẻ và có tổ chức.
Bước đầu tiên là tạo danh sách tùy chỉnh trong ứng dụng, trong đó bạn có thể đặt tên cho những gì bạn muốn. Khi bạn muốn thêm bất cứ thứ gì, hãy kích hoạt ứng dụng, đi đến danh sách chính xác và chụp ảnh thông qua ứng dụng. Không có gì hơn với nó. Tôi sẽ nhớ cũng cho phép bạn thêm hình ảnh từ thư viện của bạn, cũng như viết văn bản.
Các mục của bạn hiển thị dưới dạng lưới nhỏ, lưới lớn hoặc cuộn toàn màn hình. Nhấn vào một tác vụ ảnh sẽ đánh dấu nó là xong và bạn có thể chọn giữ nó trong “Mục đã xóa” hoặc xóa nó vĩnh viễn.
Ứng dụng có giao diện vui vẻ, được hỗ trợ bởi một bot biết nói bình luận về mọi hành động bạn thực hiện. Bạn có thể tắt tiếng bot này nếu cảm thấy phiền phức, nhưng theo đánh giá của người dùng, nó có vẻ đã quyến rũ nhiều người.
Tải xuống: Tôi sẽ nhớ cho Android | iOS (Miễn phí)
2. Theo dõi nhanh bằng YourTrail (Web): Quản lý các nhiệm vụ được đóng hộp theo thời gian và lưu các mẫu
Bộ công cụ năng suất cao cấp YourTrail đã phát hành một ứng dụng web miễn phí mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng mà không cần đăng ký. Fast Track là danh sách việc cần làm cho các nhiệm vụ được đóng hộp thời gian để tạo khung thời gian thực tế để hoàn thành các mục đang chờ xử lý của bạn. Nguyên tắc năng suất đằng sau hộp thời gian đã được chứng minh là mạnh mẽ và Fast Track muốn giúp mọi người dễ dàng áp dụng nó.
Bạn có thể bắt đầu sử dụng Fast Track ngay lập tức bằng cách thêm tên nhiệm vụ mới và ấn định thời gian bạn sẽ hoàn thành công việc đó trong bao nhiêu phút hoặc giờ. Bạn có thể sắp xếp lại thứ tự các công việc bằng cách kéo và thả các ô và thêm trạng thái “Ưu tiên” cho bất kỳ.
Nếu bạn có một nhóm nhiệm vụ cho một dự án cụ thể lặp lại thường xuyên, bạn có thể tạo một mẫu mới và lưu thứ tự nhiệm vụ này (trong bộ nhớ cache của trình duyệt của bạn). Vì vậy, khi bạn cần thực hiện bộ nhiệm vụ lặp đi lặp lại đó, bạn không cần phải thêm chúng lần nữa.
Bạn cũng có thể thêm ghi chú và nhiệm vụ phụ vào bất kỳ nhiệm vụ nào, nhưng theo ý kiến của chúng tôi, đừng làm vậy. Fast Track là loại ứng dụng được sử dụng để thực hiện các dự án, không phải lập kế hoạch cho chúng. Vì vậy, lý tưởng nhất, điều này sẽ được sử dụng trên trình duyệt của bạn khi bạn sẵn sàng làm việc và các nhiệm vụ sẽ nằm trong đầu bạn hoặc được ghi chú trong ứng dụng danh sách việc cần làm chính của bạn.
3. Ý tưởng việc cần làm (Web): Cách nhanh nhất để thêm công việc vào danh sách việc cần làm
Ứng dụng cơ sở dữ liệu Notion đã được chứng minh là tuyệt vời cho các công cụ năng suất, đặc biệt là để lập danh sách việc cần làm và thực hiện nhiệm vụ của bạn. Vấn đề duy nhất với nó là cần bao nhiêu thời gian để nhanh chóng thêm một tác vụ mới, đặc biệt là khi bạn đang sử dụng điện thoại. Notion To-Do là cách nhanh nhất để thêm ghi chú mới vào Notion.
Đăng ký ứng dụng miễn phí, sau đó kết nối nó với cơ sở dữ liệu danh sách nhiệm vụ của bạn trong Notion. Nếu bạn chưa có, hãy tạo nó trong Notion (sử dụng mẫu) trước khi bạn kết nối Notion To-Do với nó, vì bạn sẽ muốn chỉ định riêng cơ sở dữ liệu đó.
Bây giờ, khi bạn đã đăng nhập vào Notion To-Do, bạn sẽ thấy ba trường đơn giản: cơ sở dữ liệu đã chọn, tên nhiệm vụ và bất kỳ ghi chú nào bạn muốn thêm vào nhiệm vụ (đây là tùy chọn). Nó cực kỳ nhanh và hoạt động hoàn hảo trên điện thoại. Chúng tôi khuyên bạn nên lưu trang đã đăng nhập của mình làm dấu trang trong trình duyệt của bạn.
Phiên bản miễn phí của Notion To-Do giới hạn bạn trong một cơ sở dữ liệu, nhưng bạn có thể thêm vào nhiều cơ sở dữ liệu với phiên bản cao cấp, có giá $ 5 / tháng. Hãy nhớ rằng, điều này chỉ để thêm nhiệm vụ một cách nhanh chóng và bạn sẽ phải truy cập danh sách nhiệm vụ Notion của mình để sắp xếp và quản lý các tác vụ này.
4. Weekrise (Web): Lịch công việc hàng tuần với sự chia sẻ không giới hạn cho các thành viên
Giống như nhiều nhà lập kế hoạch hàng tuần miễn phí tốt nhất, Weekrise tin rằng cách tốt nhất để sắp xếp các công việc của bạn là thiết lập chúng ở chế độ xem lịch trong tuần. Theo mặc định, nó hiển thị năm ngày tiếp theo bắt đầu từ ngày hiện tại ở hàng đầu tiên và tất cả các dự án của bạn trong đó ở hàng thứ hai.
Mỗi dự án có thể được gán màu riêng và bạn có thể kéo và thả các tác vụ nếu cần. Mọi nhiệm vụ đều có thể có các nhiệm vụ phụ và ghi chú. Nhiệm vụ cũng có thể được đặt để lặp lại hàng ngày hoặc hàng tuần. Bạn cũng có thể tự động giao các nhiệm vụ chưa hoàn thành cho ngày hôm sau.
Weekrise cũng lý tưởng cho các nhóm, vì bạn có thể mời các thành viên trong nhóm không giới hạn chia sẻ trang tổng quan công khai này. Bạn cũng có thể giao nhiệm vụ cho từng thành viên. Quản trị viên có thể cấp các quyền khác nhau cho các thành viên trong nhóm để xem hoặc chỉnh sửa các nhiệm vụ. Bạn cũng có thể tạo nhiều lịch và chia sẻ những lịch đó một cách chọn lọc.
Weekrise bao gồm một vài tính năng thú vị khác giúp nó khác biệt với các ứng dụng khác giống như nó. Ví dụ: có một Bộ hẹn giờ Pomodoro được tích hợp sẵn, bạn có thể bắt đầu với bất kỳ ứng dụng nào để làm việc không bị phân tâm. Ngoài ra còn có chế độ xem Hôm nay để lập kế hoạch các nhiệm vụ trong ngày, với tùy chọn hiển thị các nhiệm vụ phụ hoặc nhóm các nhiệm vụ theo dự án.
5. Danh sách ghi: Công cụ lập kế hoạch giấy đơn giản nhất cho những người ghét danh sách việc cần làm
Nếu bạn đã thử tất cả các ứng dụng việc cần làm tốt nhất cũng như những ứng dụng kỳ quặc và khác biệt nhưng không bao giờ sử dụng được, thì hãy đối mặt với nó, các ứng dụng danh sách việc cần làm không dành cho bạn. Những gì bạn cần có lẽ là một cái gì đó đơn giản hơn, giống như tác giả năng suất Jake Knapp đã làm, đó là lý do tại sao anh ấy tạo ra “Burner List”.
Tất cả những gì bạn cần là một tờ giấy trắng (giấy A4 tiêu chuẩn của máy in cũng được) và một chiếc bút. Đó là nó. Sự đơn giản là chìa khóa, như bạn có thể đọc trong bài đăng trên blog đầy đủ của anh ấy. Với điều này, bạn sẽ tưởng tượng nhiệm vụ của mình giống như khu vực nấu nướng của bạn và hoàn thành công việc.
Đây là cách nó hoạt động. Chia trang thành hai cột dài. Phía trên bên trái sẽ là dự án chính của bạn (bạn chỉ có thể có một). Trên cùng bên phải sẽ là dự án phụ quan trọng nhất của bạn (bạn chỉ có thể có một). Dưới cùng bên phải là “Chậu rửa trong bếp” của bạn, nơi thực hiện tất cả các nhiệm vụ khác. Và phía dưới bên trái là “Counter Space” để thêm nhiều vật phẩm hơn cho dự án chính của bạn.
Như Knapp lưu ý trong bài đăng của mình, Burner List được giới hạn một cách có chủ đích và chỉ dùng một lần có mục đích. Ý tưởng là tránh bị choáng ngợp và giữ chặt các nhiệm vụ cũ và thay vào đó hãy tập trung vào những gì quan trọng bây giờ.
Nếu ý tưởng từ bỏ các ứng dụng việc cần làm cho giấy và bút là hấp dẫn, bạn nên xem các đề xuất của chúng tôi để biết các bộ lập kế hoạch năng suất có thể in miễn phí tốt nhất.
Ưu tiên nhiệm vụ quan trọng hơn việc liệt kê nhiệm vụ
Bất kể bạn sử dụng ứng dụng danh sách việc cần làm nào, quy tắc quan trọng nhất cần nhớ là ưu tiên các nhiệm vụ của bạn. Chỉ vì bạn đã viết chúng theo một thứ tự nhất định không có nghĩa đó là thứ tự bạn cần làm. Vì vậy, hãy dành chút thời gian để xem lại danh sách việc cần làm của bạn, tìm ra thứ tự quan trọng và khẩn cấp cho từng mục rồi giải quyết họ.
